Walking Meetings

Um invite diferente

Imagine você recebendo um invite para uma reunião, ou mesmo bate-papo, que venha com algumas considerações; favor não trazer computador e nem tablet, favor não anotar nada e nem ficar desenhando no papel durante a reunião, favor não olhar o celular em nenhum momento ao longo do papo e, por fim, e mais importante, favor se preparar para a reunião pois não será possível utilizar nenhum material de apoio durante o papo. Por outro lado, prometo que farei a mesma coisa, e estarei 100% dedicado ao momento, sem nenhum outro tipo de distrações ou “armadilhas” deste mundo digital. Um convite deste soaria no mínimo estranho, para não dizer que pode até parecer grosseiro. Mas existe uma forma de você propor tudo isso, e desfrutar dos benefícios, sem parecer rude ou grosseiro e essa é uma das vantagens do Walking Meeting, ou na tradução livre, as reuniões que são feitas caminhando enquanto rola o bate-papo.

Let’s take a walk on it

As chamadas ‘Walking Meetings’ são reuniões que acontecem durante uma caminhada, normalmente ao ar livre, seja a caminho do escritório, em uma praça, parque ou local que os envolvidos desejam. O modelo  não é nem um pouco novo e já é utilizado por diversos líderes globais como Obama, Zuckerberg, Steve Jobs e Bill Gates. De acordo com o estudo de Stanford ‘Give Your Ideas Some Legs: The Positive Effect of Walking on Creative Thinking, o ato de caminhar leva a melhorias no pensamento criativo além de possibilitar benefícios à saúde física e mental. Sendo assim, a abordagem de “dar algumas pernas” para suas ideias e trocas pode gerar não só frutos no trabalho, mas também na sua própria performance. 

Este movimento bate de frente com o hábito de trabalhar sentado. Em 2013, a HBR publicou um artigo sobre como o ato de sentar é o fumo da nossa geração, justamente porque passamos em média 9,3 horas por dia sentados trabalhando, em comparação com 7,7 horas de sono. E os impactos são negativos, isso porque após 1 hora sentado, a produção de enzimas que queimam gordura diminui em até 90%. A sessão prolongada retarda o metabolismo do corpo, afetando por exemplo os níveis de HDL (bom colesterol) em nossos corpos. Pesquisas mostram que essa falta de atividade física está diretamente ligada a 6% do impacto para doenças cardíacas, 7% para diabetes tipo 2 e 10% para câncer de mama ou câncer de cólon.

Elevator Pitch & Walking Pitch

Além de todos os benefícios à saúde física e mental de fazer reuniões caminhando, existem também os benefícios práticos para o próprio trabalho e para as reuniões. O termo “Elevator Pitch” ficou conhecido no mundo de VC’s e StartUps por trazer de forma prática a necessidade de qualquer pessoa conseguir resumir a sua ideia, projeto ou empresa, no tempo disponível em que alguém está subindo ou descendo pelo elevador, e sem material de apoio. Na verdade, mais do que tentar sair por aí prospectando clientes ou investidores em elevadores, a provocação era muito mais no sentido de você ter um pitch afiado para qualquer situação que surgisse ao acaso e você tivesse poucos minutos para se vender.

Obviamente que a capacidade de síntese para, em 1 ou 2 minutos, conseguir passar a sua mensagem é super importante e acredito que todos devem ter isso pronto, e até treinado. Mas, vamos supor que o seu Elevator Pitch deu certo, a outra parte “mordeu a isca”, e agora quer saber mais sobre seu projeto. Qual seria o próximo passo? Marcar uma reunião de 60 minutos com um PPT cheio de slides, com um monte de textos, imagens e gráficos!? Se a outra parte se interessou pelo seu storytelling, você não deveria ser capaz de seguir aprofundando o assunto da mesma forma? Em resumo, além do Elevator Pitch, não faria sentido você ter também o seu Walking Pitch, ou seja, um storytelling organizado e a capacidade de explicar o seu projeto inteiro, de ponta a ponta, “só no gogó”?

Storytelling e um passo na direção de reuniões mais produtivas

A capacidade de criar storytelling para ideias e projetos não é válida apenas nos Pitchs para Clientes e Investidores, é uma estratégia válida até mesmo para o dia a dia dentro das empresas, entre áreas e profissionais. É conhecido por exemplo que Jeff Bezos aboliu as “apresentações tradicionais” via Power Point na Amazon. As apresentações dentro da empresa devem ser através de um memo, que consiga explicar o projeto com começo, meio e fim, trazendo contexto, objetivos, desafios e riscos, e quais decisões precisam ser tomadas. Jack Dorsey, fundador do Twitter, também é adepto à metodologia parecida. Com o perdão do trocadilho, saber contar histórias e realizar Walking Meetings andam lado a lado e esse aprendizado você pode levar das ruas (ou parques) para as reuniões “tradicionais” em salas de reunião, deixando eventualmente TV e Projetores de lado e dando seu show como se fosse um Stand Up 🙂

De Aristóteles aos Wearables 

Como já falamos, o modelo das “walking meetings” não é nem um pouco novo. Os antigos filósofos gregos já eram apaixonados por caminhar enquanto falavam, ensinavam e colaboravam entre si. A obra de arte ‘A Escola de Atenas’ retrata Aristóteles e Platão caminhando e discutindo suas pautas, enquanto seguram seus livros e suas notas. Uma outra curiosidade é que os seguidores de Aristóteles eram chamados de Escola Peripatética, que significa aquele que caminha habitual e extensivamente, ou seja, o nome liga o pensamento ao caminhar. O ato de interagir e trocar enquanto caminhamos já está intrínseco no ser humano e gera diversos benefícios para nosso corpo e mente. Contar com as diversas tecnologias que temos hoje, de relógios inteligentes a ferramentas complementares, pode impulsionar ainda mais esses resultados, não só de saúde mas também na produtividade na interação.

Como caminhar nessa direção?

Bom, depois de tantos dados e teoria, como caminhar na direção de transformar suas reuniões sentadas em conversas fluidas durante passeios pelos parques? Antes de mais nada, o mais importante é entender que, apesar de ter um lado descontraído e se aproximar de atividades de lazer, os walking meetings devem ser levados a sério para que não virem apenas um passeio de final de semana. Abaixo listamos algumas dicas básicas para ajudar nesse processo:

• Pauta: considerando que ao longo da caminhada ninguém terá acesso à documentos, é importante saber exatamente o que vai ser falado, discutido ou decidido, para que qualquer consulta, cálculo ou estudo possa ser feito previamente.
• Organização mental: essa talvez seja a parte mais desafiadora para quem está começando, pois ao longo de 30 ou 60 minutos, muita coisa é discutida, e sem poder anotar, é muito importante a capacidade de ir organizando as idéias para que direcionem um plano de ação. No início, ter o gravador do celular a disposição pode ser interessante para ir gravando pequenos áudios de pontos que acredita serem importantes para não esquecer.
• Ata: mesmo com uma ótima organização mental, ter um documento pós reunião é importante para compartilhar e/ou validar com a outra parte os entendimentos e decisões, suportar com dados e números que foi discutido no papo e também deixar claro os próximos passos e plano de ação.

Sabe o melhor de tudo? As dicas acima, apesar de serem fundamentais para as reuniões caminhando, são muito importantes mesmo para as reuniões tradicionais, então podemos dizer que além de tudo, os Walking Meetings podem inclusive ajudar a otimizar a forma como fazemos nossas reuniões mesmo quando não estamos caminhando por aí.

Walk the talk

Diferente do que muitos pensam, ou pensavam, o formato de reuniões caminhando não fazem bem apenas à saúde física e mental, mas ajudam a tornar reuniões mais eficientes, abrir novos horizontes e preparar você e seus colaboradores para narrativas que permitam defender seus projetos e argumentos mesmo sem suporte de apresentações ou outros materiais, além de aprender a envolver e engajar pessoas. Porém, como qualquer outra mudança organizacional e cultural, não é simples de ser conduzida e pode ter resistência que por vezes tem seus fundamentos ao considerar o momento e estilo de vida de cada um.  

Apesar de caminhar pelos parques, numa manhã de sol, com passarinhos ao fundo, ser um dos grandes diferenciais desta metodologia, sabemos que existem os desafios básicos de conseguir encaixar na agenda, definir o local, ter um tênis, ou às vezes roupa à disposição etc. Por outro lado, a cultura de se movimentar e organizar idéias em forma de storytelling pode ser aplicada de forma gradual. Se você já está de volta no escritório, convide as pessoas para uma caminhada nas proximidades, seja no quarteirão, ou mesmo dentro do escritório (dependendo do tamanho). Se você ainda está em home office ou híbrido, tente fazer remoto, porque não cada um sair para caminhar pela sua região com um fone no ouvido conversando por call ou mesmo através da boa e velha ligação telefônica? Mas, se no fim, sair caminhando, seja no escritório ou em casa, não é uma realidade para você, tente ao mesmo “fingir” para que você possa ao menos ter suas reuniões “tradicionais”, presenciais ou virtuais, trazendo as vantagens e os benefícios da metodologia para deixar seus encontros mais eficiente, leves e produtivos.

E ai, topa caminhar nessa direção? Ou ainda prefere ficar sentado aí esperando…!?