Encerrar não é desistir

Metas para 2022!

Dia 1º de Janeiro de 2022, você ainda de ressaca, toma o seu café da manhã, senta e começa a refletir e planejar o ano que está por vir. Entre backlog de 2021 e inspirações para 2022, ainda mais depois de dois anos de pandemia nos quais muitos desejos se acumularam, num piscar de olhos sua lista de objetivos e metas para o ano já preencheram toda página… Mas, como começo de ano é a hora mostrar que “dessa vez será diferente”…, você dobra o papel, lava o rosto, e se prepara para buscar as metas do ano que está por vir…

Check point

Dia 22 de Abril de 2022, emenda de feriado, um bom momento para abrir aquela lista e analisar sua evolução. Dois pontos importantes aqui; não estamos mais no começo do ano… No exato dia de hoje ultrapassamos os 30% do ano, mais precisamente, 30,68% do ano. Não parece né… Mas sim o ano passa rápido… Outro ponto, que você deve contrapor com a “notícia” acima. Qual seu % de conclusão da sua listinha?

Acontece na vida, acontece nas empresas

Se você percebeu agora que ⅓ do ano já passou, mas a sua “to do” list não está avançando na mesma velocidade, saiba que muitas empresas estão na mesma, precisando revisitar algumas iniciativas, suas entregas, suas projeções e eventualmente se adaptando a alguns desafios e tropeços rumo ao sucesso.

Mas porque, ano contra ano, acabamos caindo na mesma? Como dizem camisetas e adesivos espalhados por diversas startups e empresas de tecnologia: “o preço da inovação é não ter medo de errar”, “quem não erra não inova”, “move fast and break things”, “sonhar grande dá o mesmo trabalho que sonhar pequeno” e por aí vai. Ou seja, com o modelo de gestão no qual queremos sempre buscar algo grande e desafiador, corremos o risco de muitas das iniciativas terminarem com a cara na parede.

Nesse contexto, um ponto muito importante e um aprendizado para estas situações; persistir não pode ser confundido com insistir. Sim, uma coisa é bem diferente da outra, e a metodologia pode nos ajudar a organizar como deixar isso claro e alinhado para sua empresa, para seus colaboradores ou até mesmo para os seus desafios pessoais.

OKR – Objectives and Key Results

Dentre as diversas metodologias de gestão voltadas ao acompanhamento de performance, uma bem difundida em empresas de tecnologia, ou empresas passando por processos de transformação e inovação, é a de Objectives and Key Results, ou OKRs.

Se você não conhece a metodologia, ou mesmo se já conhece mas quer refrescar a memória sobre o assunto, vale uma lida no nosso Ghost Interview com John Doerr, um dos principais responsáveis por trazer a metodologia do OKR para o mundo da tecnologia e autor do livro Measure What Matters. Inclusive, se quiser aprofundar ainda mais no tema, o portal do livro tem bastante conteúdo técnico sobre a metodologia.

Em resumo, a metodologia de OKR’s ajuda organizações, grupos, ou mesmo pessoas, a definirem de forma clara quais os principais objetivos para um determinado período, e quais os resultados chave esperados que irão direcionar os esforços do dia a dia e indicar o quanto se está caminhando na direção do que foi planejado. Diferente de KPI’s e Metas, que muitas vezes refletem apenas indicadores numéricos básicos, os OKR’s ajudam a aterrissar a estratégia como um todo, em entregáveis práticos com atingimentos por períodos pré definidos.

Por exemplo, imagine na sua vida pessoal uma vontade de “ser mais saudável”. Esse pode ser o objetivo (Objective), mais subjetivo, porém dentro dele você pode ter alguns Key Results (mais pragmáticos) como; fazer dieta de X itens por Y dias, tomar X litros de água por dia, correr ao menos X quilômetros por semana etc. Em resumo, você define ações e indicadores de quantidade e tempo para cada objetivo para acompanhar o atingimento, ou não.

Sonhar grande dá o mesmo trabalho que sonhar pequeno, mas…

Boa parte das empresas, e pessoas, colocam muitas expectativas sobre o que querem buscar, seja pela quantidade ou pela intensidade dos desafios. Como diz a frase acima, se é para sonhar, que seja grande… E os OKR’s podem sim ajudar a aterrissar esse sonho em entregáveis, mesmo que sejam entregas herculanas…

E, justamente por isso, queremos então falar sobre um contraponto, que pode ser aplicado no dia a dia da sua empresa, e da sua vida, mesmo que você utilize outra metodologia de gestão e performance que não seja o OKR.

Com a cultura de se arriscar e estar disposto a errar em prol de uma grande conquista, qual a melhor forma de alinhar quando é o momento de parar? E, o mais importante, como deixar claro para todos os envolvidos que isso não é fracassar, desistir ou desacreditar, mas sim, redefinir a estratégia para avançar? Ou seja, como alinhar o que é persistir e o que será simplesmente Insistir?

Pare, respire, reavalie.

Comunicar um time, ou um colaborador em específico, que seu projeto ou ideia será descontinuado é um grande desafio. Provavelmente o sentimento será, “Sei que ainda não chegamos lá, mas o desafio era grande e acho que estamos no caminho certo” ou “Se tivermos mais tempo, ou mais recursos…”, isso quando não fica pior; “Ninguém me ajudou, isso não é justo…” ou “Vocês não acreditam e não apostam no meu trabalho”…

Mas como evitar isso? Como garantir que as pessoas envolvidas, incluindo você, saibam a hora de parar? Como ter claro qual o mínimo necessário para que um projeto possa ter uma sobrevida rumo ao sucesso ou quando entender que ele não atingiu o mínimo para ter continuidade? E como manter a motivação para um próximo projeto após o encerramento do atual?

OQR | Objectives and Quit Results

É muito comum ao definir novos projetos e novos desafios alinhar apenas os indicadores de sucesso, que na metodologia de OKRs seriam os “Key Results“, e não os indicadores de stop loss, que aqui tomamos a liberdade de chamar de “Quit Results“, ou QRs…

Dar a visibilidade e ter o alinhamento de todos os envolvidos, dos executores à liderança, passando pelas áreas e grupos relacionados, das expectativas de um projeto, não apenas as de sucesso, mas também as que serão o mínimo necessário para sua existência e continuidade, pode ser o caminho para não apenas facilitar um eventual encerramento, mas também garantir que todos sabem o quanto é necessário rodar de cada varinha para cada prato não cair.

Sabemos que no dia a dia a gestão de tempo e esforços é um desafio, e cada pessoa ou grupo pode ter a sua forma de pensar, se organizar e priorizar. Nesse caso, balizar o piso e não apenas o teto, é uma boa forma de garantir o alinhamento de como melhor gerenciar os projetos e iniciativas que estão sendo analisadas.

A prática na prática

Imagine uma empresa que vai abrir uma nova filial e define suas expectativas de sucesso para o semestre: (a) ter 500 clientes, (b) alcançar um faturamento de R$ 650.000,00 e (c) ter NPS acima de 75. Seguindo a metodologia de OKRs, temos aqui, de forma clara, o Objetivo, que é abrir a nova filial que seja sustentável, e os Key Results, que são focados no número de clientes, no volume de faturamento e na qualidade de atendimento.

Passados 6 meses, o gerente da filial precisa apresentar os resultados atingidos: (a) 280 Clientes, (b) R$ 210.000,00 de faturamento e (c) 95 de NPS. Qualquer um sabe que não se trata de um resultado a se comemorar, muito pelo contrário, mas, na sua opinião; estaria o projeto da filial no meio do caminho para chegar lá? Seria essa uma situação de repensar o plano de ação e rever os KRs buscando uma curva diferente de crescimento? Ou seria o caso de encerrar a operação? Provavelmente você não sabe, assim como o gerente da filial também não…

Agora, imagine se a empresa utilizasse, além dos OKRs, os OQRs (Objectives and Quit Results) que estamos propondo aqui. O Objetivo seria o mesmo, os KRs nós já temos acima, e os Quit Results (QRs) poderiam direcionar o que seria o mínimo para garantir que a operação tivesse um novo semestre para buscar seus resultados chave. Ou seja, poderiam ter sido alinhados os QRs (Quit Results) da empresa, como: (a) 250 clientes e (b) R$ 300.000,00 de faturamento.

Nesse cenário, tanto você quanto o gerente da filial já saberiam que, infelizmente, dado à entrega do semestre em questão, não teríamos essa iniciativa no semestre seguinte.

Cobre um lado e descobre o outro

Um outro grande problema quando uma empresa, ou pessoa, define seus objetivos e metas, seja por OKR’s ou por qualquer outra metodologia, é não mensurar os efeitos colaterais, e não perceber que a busca desenfreada por algo pode causar grandes outros tropeços.

Por exemplo, o seu objetivo de hábitos saudáveis pode gerar outros problemas de saúde, como dores no joelho pelas corridas constantes ou falta de vitaminas pela mudança abrupta de alimentação. Se isso acontece na vida, acontece nas empresas também, e muito mais frequente do que imaginamos, porém de forma menos visível à olho nú… Por isso, os OQR’s podem também ser utilizados não apenas para definir o “piso” do resultado mínimo esperado de alguma atividade ou projeto, mas sim, os impactos colaterais máximos aceitos em outras iniciativas.

Um case nesse sentido é o da plataforma de chat corporativo Slack, que na época em que lançou uma nova funcionalidade, permitindo a troca de mensagens de forma aberta entre empresas, viu em menos de 24 horas uma série de críticas dos usuários e a ferramenta foi descontinuada. Com certeza, com apenas um dia no ar, não seria possível medir o quanto avançaram nos seus Key Results, mas foi tempo suficiente para entender os riscos que estavam correndo, e aqui acionando um Quit Result.

OKR de um, OQR de outro…

Esse tipo de alinhamento é importante para alinhar, e definir, eventuais atritos entre áreas e profissionais que podem ter OKR’s distintos e que podem acabar, sem querer, sendo conflitantes. Imagine por exemplo o Gerente Comercial de um e-commerce que, para buscar seu OKR de aumentar o ticket médio, resolve comercializar uma nova linha de produtos. Porém, como é um produto novo e diferente, com desafios de logística, atendimento etc, gerou um certo atrito com os primeiros clientes e, por consequência, derrubou o NPS, que por sua vez era OKR de uma outra pessoa, a Gerente de Atendimento ao cliente. Já podem imaginar né…

Encerrar não é desistir e nem fracassar

Será que se o Gerente da filial do exemplo inicial soubesse dos QRs (Quit Results) com antecedência ele teria criado uma outra estratégia ou plano de ação? E o Gerente Comercial do e-commerce, ao saber que além dos Key Results de aumento de ticket médio ele precisaria garantir os Quit Results de NPS, não teria maior cuidado com a percepção dos clientes sobre o novo produto antes de escalar as vendas?

Com certeza sim, e isso vale para projetos, departamentos e por vezes empresas inteiras que, ao mirar o sonho grande, e sair por aí quebrando coisas rápido em busca do sucesso, não alinham antes o que não pode ser quebrado, o que precisa ser consertado rápido quando quebrar.

Então, que tal aproveitar essa tarde para refletir; quais os Quit Results de suas metas e objetivos? Será que algum objetivo ou Key Result já deve sair da sua lista?

O Morse de hoje é patrocinado pelo digitaliza.ai, a loja de soluções para digitalizar negócios.

Acesse o digitaliza.ai e saiba como algumas soluções podem ajudar a otimizar a sua gestão.