Os 3 Porquês

Se você tem filhos ou sobrinhos, ou mesmo já presenciou alguém pedindo algo para uma criança, você deve saber que antes de qualquer convencimento existe uma sequência de porquês a serem respondidos.

– “Joãozinho, vai escovar os dentes!”

– Por que?

– Porque eu já disse que precisa escovar 3 vezes por dia

– Por que precisa escovar 3 vezes por dia?

– Porque escovando 3 vezes por dia você vai ter os dentes fortes e saudáveis que todos querem ter.

– Por que todos querem ter dentes fortes e saudáveis?

– Porque dentes definitivos só temos um, se não cuidar fica sem, e depois vai fazer falta na sua vida quando você quiser sorrir 🙂

– Tá bom… eu escovo…

Mas por que estamos falando da escovação dos dentes do Joãozinho num Morse Trends?

Porque o que numa criança pode parecer rebeldia ou preguiça, apesar de muitas vezes ser uma curiosidade de realmente entender o porquê destas obrigações, no mundo corporativo isso deveria ser tratado com muito mais atenção ou até como metodologia.

Por que?

Porque segundo diversas pesquisas, muito do que é feito hoje nas empresas é derivado de contextos e necessidades que não existem mais.

Mas por quê?

Porque criar processos e fluxos é um exercício estático, pontual, que leva em consideração o contexto e as variáveis do momento, nunca é documentado, e com isso não deixa registrado o que gerou a necessidade.

Vamos à prática?

Vocês conhecem a história dos 3 Macacos na Jaula que tentam pegar a banana?

Mas por que falar sobre isso agora?

Porque estamos no início do ano, momento no qual pessoas, profissionais e empresas fazem, apresentam e aprovam seus objetivos, metas e orçamentos.

Mas por que é importante fazer isso antes de desenhar o planejamento do ano?

Para garantir que você não está construindo novos processos, novos fluxos, novas metodologias, sobre algo que nem mais precisaria estar ali.

Mas como fazer isso?

Uma metodologia interessante para desafiar algo e entender a sua real necessidade é utilizar os 3 porquês.

Mas por que 3 porquês?

Porque de forma geral, a sequência das respostas tende a seguir um fluxo que vai do tático, passa pelo operacional e normalmente chega no estratégico.

Assim como o Joãozinho, que; na primeira resposta soube que ele precisava escovar 3 vezes por dia (tático), na segunda soube que se não escovar os dentes eles não ficam fortes (operacional) e na terceira descobriu que a falta da escovação pode deixar ele sem dentes no futuro e que isso pode prejudicar sua vida pessoal e profissional (estratégico).

Voltando para as empresas, se você perguntar para alguém o porquê de uma tarefa, fluxo ou processo, provavelmente a resposta vai ser porque esta foi a forma de se registrar, documentar ou organizar algo (tático). Num segundo “Por que?” você vai descobrir que a necessidade deste registro ou documentação provavelmente é para que essa informação possa chegar ou estar disponível para uma outra pessoa, área, cliente ou fornecedor, e no terceiro “Por que?”, você pode chegar ao real motivo, ou seja, como aquele fluxo ou processo, ou aquela informação, tem impacto no negócio. E, pasmem, pela estatística, ao fazer isso, em mais de 30% dos casos você vai descobrir que aquilo não é mais necessário, seja em parte, seja no total. Quer apostar? Faça o teste, escolha 3 atividades do dia a dia da sua empresa que existam a mais de 24 meses e as desafie até o ponto de partida, apostamos uma caneca do Morse com vocês que pelo uma não faz mais sentido da forma como foi desenhada, mas ninguém parou para reavaliar ou redesenhar.

Quer saber o pior? Muitas vezes essas tarefas ou processos, mesmo sem fazer mais sentido, dão origem a outras tarefas que por vezes tentam otimizar o tático, sem entender a real necessidade estratégica? Quer exemplos? Aquela planilha em excel que migrou para um sistema com novas atividades para otimizar o preenchimento, sem saber que os dados ali presentes não possuem mais a mesma necessidade do passado.

Muito se fala hoje em dia sobre inovação, e podemos dizer que boa parte da inovação nasce dos 3 Porquês, de desfiar o que é feito hoje em dia até a sua real necessidade estratégica, e tentar redesenhar com base nas premissas, tendências e tecnologias de hoje em dia.

Existe outra metodologia que é chamada de “5-Why” que é muito ligada à gestão da qualidade total, à melhoria contínua nas empresas e também muito utilizada pelo processo de Design Thinking e User Research, o processo de entender e mapear as reais características, comportamento e necessidades dos usuários. Repetir 5x “Por que?” para um problema definido poderá abrir margem para um entendimento real do problema. Don Norman, pesquisador, Co-criador da Nielsen Norman Group (NN/Group), ex-designer da Apple (1990) autor de vários livros importantes no campo do Design, incluindo “The Design of Everyday Things” e “Emotional Design”, afirma:

“Se você não resolver a raiz dos problemas, os sintomas irão se repetir”. 

Mas, além de “limpar os problemas do passado”, existe uma forma de organizar o futuro?

A dica é simples, e muito comum no mundo da tecnologia. Se em software é comum, e necessário, documentar o código, explicando como e o porque ele foi feito, processos, fluxos e metodologias podem seguir o mesmo caminho.

Se no seu planejamento deste ano você está implementando algo novo, que tal deixar documentado o porquê desta implementação? Deixar registrado = contexto no qual a empresa estava inserida naquele momento, o que era esperado de resultado e talvez até já deixar definido em quais cenários aquilo pode deixar de existir ou ser redesenhado.

Se for fazer isso, que tal deixar lá o seu nome registrado? Sim, saber quem desenhou algo é a melhor forma de alguém no futuro poder tirar alguma dúvida, ou quem sabe até te pagar um almoço para agradecer por ter ajudado a deixar a sua vida mais organizada.

Contar com ferramentas nesse processo de identificação, análise e até mesmo como solução dos problemas pode ser um bom caminho para a melhoria dos processos e fluxos. Se você tem dificuldade em encontrar as melhores soluções, entre no digitaliza.ai e descubra as melhores ferramentas digitais para otimizar, analisar e melhorar o seu negócio. 

Ah, a aposta da Caneca do Morse está de pé! Então faça o teste por aí!

Analise 3 fluxos ou processos de sua empresa até o fim para saber se eles ainda são realmente necessários ou se ainda precisam mesmo ser daquela forma.

Se fizer o teste, manda um email para contato@morse.news com a sua história, se nós estivermos errados, vai ser um prazer enviar a Caneca, agora se estivermos certos, não deixe de compartilhar também sobre como o Morse de hoje te ajudou a tirar um dos nós de seu negócio.